優れたRebuttal Letter(反論の手紙)をどう書くか?

優れたRebuttal Letter(反論の手紙)をどう書くか?

たいていの論文は、採択されるまでに少なくとも一度は修正しなければならないものです。大幅な修正か若干の修正があれば採択、という決定をいったん受けたら、著者は査読者からのコメントにもとづいて論文を修正する必要があります。査読コメンに対し一つ一つ答えた回答を添えて、修正された論文をその後ジャーナルに投稿します。回答と一緒に、修正論文のカバーレターもエディターに送らなければなりません。
このカバーレターはResponse letter あるいはRebuttal letter(反論の手紙)と呼ばれることが多いです。

 

すぐれたResponse letterを書いて修正論文に添えることが大切です。
Response letter あるいはRebuttal letterは次の2通りで書くことができます。


1. カバーレターを書き、それとは別に査読コメントへの対応を書いた文書を添える。


2. もう一つの方法として、Rebuttal letterを2つに分けることもできます: 導入部分はジャーナルエディターに向けて書き、次の部分では査読コメントへの詳しい回答を書きます。


手紙は、まず論文のタイトルとIDを書くことから始めましょう。短い文章でよいので、貴重な時間を割き、有益なコメントをくれたことに感謝します。査読者がくれたアドバイスに対する感謝と、アドバイスによって間違いなく論文が改善されるであろうと述べましょう。審査者へ謝意を述べるRebuttal letterでは、最初からポジティヴな基調を打ち出しましょう。

別の文書に回答を書く場合は、査読コメントにもとづき論文に対して行った大幅な修正について大まかにまとめた文章を付けます。査読コメントへの回答を書いた文書を付けたことは述べておきましょう。同じ手紙で詳しい回答を述べる場合は、以下の節で回答を述べると伝えましょう。



査読コメントへの答え方 は、特にコメント数が多く、コメント自体も長い場合、難しい課題になることがあります。査読コメントに対応する際おぼえておきたいことをいくつか紹介しましょう:
 

1. エディターや査読者が指摘した点に対しては、一つも欠かさず対応する

Rebuttal letterに一つ一つのコメントを書き写し、各コメントの直後にコメントへの返答を、明快で簡潔に書きます。査読者/エディターが指摘したコメントすべてに対し確実に回答するようにします。あるコメントについて賛成できない、あるいは査読者に指摘された変更を行っていなかったとしても、ぜひそう決めた理由について述べてください。


2. 1つひとつ返答する

査読者に指摘された点を数え、順番にそれらに答えます。論文中で対応する変更点を目立つように表示し、もとの論文と修正論文での行番号に言及すること。査読コメントは、回答と区別するため太字にするよう検討してください。エディター/査読者があなたの行った修正をたどるのが楽になります。



3. 査読者からのコメントを分類する

 コメント数が多すぎる場合は、コメントをいくつかに分けるといいでしょう。たとえば、方法論に関するコメントはすべて一つのカテゴリー、言語に関するコメントはもう一つ別のカテゴリーにする、といった具合です。
カテゴリー分けを決めたら、

「回答にあたり統合的なアプローチを取るため、査読者のコメントに対する回答をいくつかのカテゴリーに分けました(“I have separated my responses to the reviewers’ comments according to several categories in order to achieve an integrated approach in my responses.”)」という趣旨の一文を付けてください。


4. コメントはパラグラフの形で表現し、いくつかの論点に分ける

査読コメントがたくさんのパラグラフで書いてあった場合は、論点で分け、一つ一つの論点に対し対応できるようにします。コメントの意味に確信が持てない場合は、回答の始めでまず、コメントをどのように理解したか説明しましょう。



5. 査読者が何か誤解していると感じた場合は、礼儀正しい態度ではっきり説明する

査読者は、自分の専門分野に関し広範囲にわたる知識をもつ専門家です; したがって、もし査読者が特定の部分について誤解していると感じたら、あなたの表現に明快さが欠けている可能性があります。そのような場合は、誤解であることを丁寧に指摘し、必要に応じた説明を行いましょう。たとえば、次のように述べたらどうでしょうか?

例文) “I am sorry that this part was not clear in the original manuscript. I should have explained that….I have revised the contents of this part.”


6. 対処できない論点があれば、理由を述べる

査読者が挙げた懸案事項に対応することができない場合は、なぜできないのか理由を説明しましょう。たとえば、査読者が追加データや追加実験を求めているが、あなたには必要であるとは思えない場合があります。助成金不足や時間がないといった個人的な理由を挙げるのは、やめましょう。ネガティヴな態度は示さないことです。礼儀正しく返答しましょう。まず、査読者が徹底した分析を行い、有益なコメントをくれたことに感謝の意を示します。次に、査読者の示唆に完全には同意できない気持ちを説明しましょう。回答は明快で論理的に、そして証拠に裏づけられたものにしなければなりません。



7. 新たなデータや図を付加した場合は、論文の中で付加した場所を言及する

新たなデータ、図表などを入れた場合は、それらの情報をどこに付加したか示します:ページ番号、図中パネル番号(figure panels)などを述べましょう。必要に応じ補助資料を付加し、査読者/エディターが必要なものがすべてあり、それ以上資料を求めなくてもよいようにします



8. 一貫して、礼儀正しくし、相手を敬う態度を崩さない

査読者があなたの論文を吟味するため長い時間と多大な労力を費やしていることを忘れないようにしましょう。コメントの中にネガティヴに思えるものがあったとしても、個人的に非難されていると受け止めないことです。査読者はあなたの研究を批判しているのであって、あなたを批判しているわけではありません。また、査読者からのアドバイスは、あなたの研究に価値を添えるものです。好意的でない、あるいは理不尽に感じるコメントがいくつかあったとしても、礼儀正しくし、相手を尊重しましょう。査読者間で、相対立する見解を示すことも時にはあります。しかし、次のことを忘れてはいけません。査読者はそれぞれあなたのRebuttal letterを読んでいるでしょう。ですから、すべての査読者に同じように丁寧な態度を示すのがベストなのです。カバーレターでのトーンはとても重要です。

 

9. 適切なことばで最後を結ぶ

Rebuttal letterをどのように終わらせるか、注意しましょう。
次のような結びの文では、非常にうぬぼれているように見えるかもしれません。


"Since all the corrections have been made, we hope the manuscript will now be accepted without any further changes.”


率直だけれども丁寧な結びのことばとしては、

“We look forward to hearing from you regarding our submission. We would be glad to respond to any further questions and comments that you may have."


という表現があります。フォーマルで、礼儀正しい結びのことばですし、必要ならばさらに変更してかまわない、という気持ちを映し出した表現になっています。

こちらのEbook「ジャーナルとコミュニケーションを取る際のテンプレート集」も役に立つと思いますので、参考にしてみてください。

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